Wartość sprzedaży i wypłata na rachunek bankowy nie muszą być równe, ponieważ opisują inne zdarzenia i mogą obejmować inne okresy. Zanim nazwiesz różnicę błędem, ustal, skąd pochodzi każda kwota: z zamówień, historii środków, rozliczeń opłat czy banku.
Allegro rozróżnia zestawienie sprzedaży dotyczące zamówień oraz zestawienie wpłat, wypłat i zwrotów dotyczące operacji finansowych. Nie są to dwa widoki jednej identycznej sumy. Źródło: podsumowanie sprzedaży i zestawienie operacji finansowych.
Ten materiał pomaga opisać porównanie na fikcyjnych danych. Nie ustala przychodu podatkowego, nie wylicza należności i nie zastępuje uzgodnienia przez księgowość. Wymaga jeszcze przeglądu praktyka i specjalisty źródeł danych.
Najpierw nazwij porównywane kwoty
„Sprzedaż za październik” może być skrótem myślowym. Dla jednej osoby oznacza sumę wybranych zamówień, dla drugiej wpływy od kupujących, a dla trzeciej wypłaty widoczne w banku. Poproś o nazwę raportu, filtr i pole, z którego policzono sumę.
W wyborze źródła pomaga porównanie raportów według pytania o zamówienia, wpłaty lub opłaty.
Zapis porównania powinien wskazywać konto sprzedawcy, rynek, walutę, zakres dat oraz rodzaj zdarzenia. Nie łącz różnych walut tylko dlatego, że arkusz ma jedną kolumnę „kwota”. Jeśli porównanie dotyczy jednego rynku i jednej waluty, powiedz to wprost. Dzięki temu brak zgodności zakresów staje się widocznym pytaniem, a nie ukrytą przeszkodą.
Własna tabela robocza może mieć kolumny „nazwa sumy”, „źródło”, „filtr”, „data”, „waluta” i „pytanie”. To opis pracy nad danymi, nie nowy standard raportu Allegro. Zachowaj oryginalne pliki, a obliczenia wykonuj w kopii.
Wspólny okres to również wspólna definicja daty
Dwa raporty z zakresem 1-31 października mogą grupować inne zdarzenia. Zamówienie, otrzymanie wpłaty i wypłata środków nie są tą samą czynnością. W fikcyjnym przypadku zamówienie z ostatniego dnia miesiąca i późniejszy ruch środków znajdą się po różnych stronach granicy porównania.
Nie wyrównuj tego przez ręczne dopisanie kwoty do wcześniejszego miesiąca. Najpierw opisz, którą datę stosuje każde źródło i jaki jest cel zestawienia. Jeżeli daty wymagają przeliczenia strefy czasowej, zachowaj wartość źródłową i udokumentuj założenie. Nie zakładaj, że wszystkie pliki używają czasu lokalnego.
Warto też zapisać moment pobrania raportu. Porównywanie pliku pobranego rano z później wygenerowanym zestawieniem może wymagać uwzględnienia zdarzeń, które pojawiły się między tymi momentami. Jest to możliwość do sprawdzenia, a nie automatyczne wyjaśnienie każdej rozbieżności.
Fikcyjny przykład różnicy 300 zł
Poniższa tabela jest wymyślonym modelem kilku zdarzeń w PLN. Nie jest eksportem, wzorem naliczeń ani odwzorowaniem pełnej logiki Allegro. Przyjmujemy początkową kwotę 0 zł i tylko wymienione ruchy.
| Zdarzenie w modelu | Wpływ na kwotę pozostającą w modelu |
|---|---|
| Wpłaty kupujących | +1 000 zł |
| Przykładowe pobranie środków na opłaty | -80 zł |
| Przykładowy zwrot kupującemu | -100 zł |
| Wypłata na rachunek | -700 zł |
| Kwota pozostająca po tych zdarzeniach | 120 zł |
Rachunek wynosi 0 + 1 000 - 80 - 100 - 700 = 120 zł. Porównanie samych wpłat 1 000 zł z wypłatą 700 zł daje różnicę 300 zł. W tym konkretnym modelu składa się na nią 80 zł pobrania, 100 zł zwrotu i 120 zł pozostającej kwoty.
Nie oznacza to, że rzeczywista różnica 300 zł ma te same przyczyny. Przykład pokazuje jedynie, dlaczego odjęcie dwóch sum nie stanowi jeszcze diagnozy. Każde rzeczywiste zdarzenie trzeba odszukać we właściwym źródle i sprawdzić jego znaczenie. Kwota początkowa inna niż zero również zmieniłaby to porównanie.
Jak nie policzyć opłat dwa razy
Rozróżnij naliczenie opłaty i pobranie pieniędzy na jej rozliczenie. Allegro wyjaśnia, że pozycja pobrania środków od operatora nie zawiera szczegółowego wykazu wszystkich opłat i prowizji, których dotyczy. Wykazu naliczeń nie należy więc utożsamiać z każdym pojedynczym ruchem środków. Źródło: Allegro, automatyczne pobieranie opłat.
W naszym przykładzie odjęto tylko jedną pozycję 80 zł. Gdyby ktoś dopisał drugie 80 zł z innego raportu bez sprawdzenia relacji, mógłby opisać ten sam ekonomiczny koszt dwa razy. To ilustracja ryzyka, nie reguła łączenia prawdziwych raportów. O przyporządkowaniu powinny decydować sprawdzone dane i cel porównania, nie podobieństwo kwoty.
Opis pozycji, której jeszcze nie wyjaśniono
Nie każdą rozbieżność da się zamknąć podczas pierwszego przeglądu. Przydatny zapis zawiera źródło, konkretną pozycję, znaną informację i pytanie. „Różnica 50 zł” jest słabszym opisem niż „w porównaniu A/B brak potwierdzonej relacji dla wskazanej operacji; trzeba sprawdzić okres i identyfikator”.
| Pole notatki | Co zapisać |
|---|---|
| Porównanie | Nazwy plików, konto, waluta, okres |
| Pozycja | Rzeczywisty identyfikator lub odwołanie do wiersza |
| Co wiadomo | Potwierdzone dane, bez dopisywania przypuszczeń |
| Pytanie | Jakiej relacji lub informacji brakuje |
| Dalszy krok | Kto sprawdza źródło i gdzie zapisze odpowiedź |
Nie zmieniaj statusu na „uzgodnione”, bo dwie sumy przypadkowo się zrównały. Opis powiązań pozwoli drugiej osobie sprawdzić, skąd wzięły się sumy.
Kiedy porównanie jest gotowe do sprawdzenia
Przekaż drugiej osobie źródła, zakres, opis dat i obliczenie. Powinna potrafić odtworzyć sumy oraz wskazać pozycje niewyjaśnione. Jeżeli rozumie tylko wynik końcowy, zestawienie potrzebuje lepszego opisu.
Tak przygotowana paczka jest materiałem do weryfikacji, a nie potwierdzeniem poprawności księgowej. Zgodne Saldo nie udostępnia w tym materiale importera ani integracji. Inne poradniki przedstawia czytelnia rozliczeń.